Optymalizacja kosztów związanych z prowadzeniem działalności, a w tym również kosztów związanych z tłumaczeniami, jest ostatnio tematem numer jeden. Wszyscy chcą oszczędzać, a przyczyną jest "nadchodzący kryzys", sytuacja w Ukrainie, szalejąca inflacja, problemy z dostępnością określonych surowców lub produktów.
Osobiście nie znam się na mechanizmach oszczędzania stosowanych w dużych czy małych przedsiębiorstwach, ale jako tłumacz współpracuję z firmami o różnym rozmiarze i zasięgu. Tłumaczę dokumentację tych firm, negocjuję warunki świadczenia usług tłumaczeniowych, przyglądam się powtarzającym się cyklicznie próbom wynegocjowania niższych cen jednostkowych za tłumaczenia.
Mogę jednak wiele powiedzieć na temat możliwości optymalizacyjnych, które sprawdzają się w branży tłumaczeniowej. Zapraszam do lektury.
Optymalizacja kosztów bez wpływu na jakość oraz wydajność?
Nie masz czasu na przeczytanie całego artykułu? Zapoznaj się z wersją skróconą.
Zanim przejdę do branży tłumaczeniowej, z którą jestem związany od prawie 20 lat, przytoczę kilka przykładów nieodpowiedzialnego wdrażania oszczędności. Daleko idące konsekwencje takich praktyk są różne i nie będę wchodzi w szczegóły. Każdy wyciągnie odpowiednie wnioski.
W pewnym zakładzie produkcyjnym dział zakupów podjął decyzję o zmianie dostawcy kleju do etykiet. Nowy dostawca oferujący niższe ceny dostał wprawdzie pełną specyfikację właściwości, jakie klej powinien mieć, ale dostarczony przez niego produkt różnił się od tego pierwotnego. W konsekwencji zastosowania nowego kleju w dziale produkcji dochodziło do dużej liczby odrzutów ze względu na nieprawidłowe umiejscowienie etykiety, gdyż w trakcie transportu przesuwała się ona po naklejeniu. Zmniejszyła się również wydajność produkcyjna.
W innym zakładzie dział odpowiedzialny za oszczędności oraz optymalizację zdecydował, że zaoszczędzi na środkach higieny osobistej w toaletach dla pracowników produkcyjnych. Taka decyzja spotkała się z wielkim niezadowoleniem oraz okupowaniem toalet w strefie biurowej.
Ostatni przykład dotyczy całkowitej rezygnacji z fazy testowania oprogramowania w projekcie obejmującym lądowanie bezzałogowego pojazdu na księżycu. Osoby odpowiedzialne za tę decyzję musiały odpowiedzieć na pytanie, dlaczego tak skrupulatnie przygotowywana i bardzo kosztowna misja zakończyła się katastrofą - uderzeniem pojazdu o powierzchnię księżyca. Powód był trywialny - nie przeliczono miar systemu metrycznego na imperialny.
Najniższa cena vs. jakość oraz bezpieczeństwo
Dotychczas podejmowaliśmy kilka prób przedstawienia naszym klientom szczegółów naszej pracy. Ostatnio nawet udało się nawiązać dłuższy dialog z pracownikiem jednego z naszych zleceniodawców, który we własnym zakresie chciał zająć się koordynacją wielojęzycznych projektów tłumaczeniowych - szczegóły tej rozmowy utrwaliłem we wpisie pod tytułem Zakładamy biuro tłumaczeń.
Powyżej wspomniane próby pokazały nam, że nasi klienci nie są zainteresowani szczegółami naszej pracy. Nie interesują ich nasze metody pracy czy stosowane narzędzia, o których raz po raz piszemy na łamach bloga. Jedyne co ich interesuje, to możliwie najniższy koszt usługi oraz jej terminowe wykonanie.
Prawdopodobnie niewielu aktualnych bądź potencjalnych klientów doczytało do tego miejsca. Prawdopodobnie dlatego, że mając mnóstwo obowiązków nie mają czasu na to, aby czytać tego typu wywody i zastanawiać się nad tym, w jaki sposób jakiś podrzędny usługodawca uzasadnia swoją rację bytu.
Dlatego też zamiast zastanowić się nad różnicami pomiędzy najniższą, średnią i najwyższą ceną ofertową i przemyśleć decyzję związaną z wyborem oferty, błyskawicznie skłaniają się ku najniższej cenie.
A ci, którzy nadal czytają, zastanawiali się kiedykolwiek, jak to możliwe, że ta sama usługa oferowana dostępna jest u wielu usługodawców w różnych cenach?
Jaka jest różnica między nowym samochodem tej samej klasy, o podobnej mocy silnika i wyposażeniu marki premium a marki standard? Oczywiście poza różnicą w cenie zakupu. Może jest to bezpieczeństwo, komfort, dbałość o szczegóły, sposób wykończenia, niezawodność, a może wysoka jakość wykonania?
Konwencjonalna optymalizacja kosztów tłumaczeniowych
Czy zatem zlecając tłumaczenie treści publikowanych na swojej firmowej stronie internetowej nie zależy Ci na wysokiej jakości wykonania oraz dbałości o szczegóły?
A gdy powierzasz tłumaczowi przekład ważnej umowy korporacyjnej, to bezpieczeństwo (danych, tajemnicy przedsiębiorstwa, przedmiotu umowy) i niezawodność (tłumaczeniowa, terminowa) są aspektami niemającymi większego znaczenia?
Zlecając jednej agencji tłumaczeniowej złożone projekty obejmujące przekład oraz proofreading na kilkanaście języków, a co za tym idzie wymagające zaangażowania parudziesięciu zawodowych tłumaczy i korektorów, w ogóle nie liczysz na to, że będzie to rozwiązanie wygodne, a współpraca komfortowa?
Odpowiedź na powyższe pytania zdaje się być oczywista. Przejdźmy więc do kolejnego bardzo ważnego pytania:
Jakie konsekwencje niesie ze sobą konwencjonalna redukcja kosztów?
Nie oszukujmy się - tradycyjne metody oszczędności wiążą się głównie z:
- obniżeniem jakości produktu / usługi
- mniejszym bezpieczeństwem dla klienta
- mniejszą dbałością o szczegóły
- ryzykiem utraty komfortu
Inteligentna optymalizacja kosztów tłumaczeniowych
Biorąc pod uwagę sposób, w jaki dziś czytamy wszelakie treści, ten fragment powinien być na samym początku niniejszego wywodu. Jeżeli jednak nie skorzystałeś z wersji dla zabieganych, to zapewne znajdziesz kolejne 2-3 minuty, aby zapozna się z meritum sprawy.
Wyobraź sobie, że masz do przetłumaczenia i zlokalizowania nowe treści na korporacyjną stronę internetową. Webmaster, który jest odpowiedzialny za działanie strony, wygenerował w związku ze wspomnianym zapotrzebowaniem 90 plików w formacie .XML.
Załóżmy, że chcesz sprawdzić za ile można wykonać taką usługę, a następnie tradycyjnie wybrać najniższą ofertę. Wysyłasz zatem zapytanie ofertowe do kilku dostawców usług tłumaczeniowych.
Powiedzmy, że otrzymana najniższa wycena kształtuje się następująco:
279,12 stron x 30,00 PLN netto = 8373,60 PLN netto*
Z perspektywy tłumacza sprawa wygląda troszkę inaczej. Przedstawia to poniższa tabelka:
Faktycznie całkowita objętość treści do tłumaczenia, a w zasadzie lokalizacji, wynosi niespełna 280 stron. Jednak na podstawie tabelki można szybko wywnioskować, że w obrębie tych 280 stron, prawie 77 to powtarzające się treści. Wskazuje na to wiersz Repetitions.
Ale to nie wszystko. Biorąc pod uwagę analizę tych treści pod kątem podobieństwa z wcześniej przetłumaczonymi (i zapisanymi w pamięci tłumaczeniowej) dla tego klienta treściami, mamy całą masę identycznych oraz mniej lub bardziej podobnych segmentów.
Niestety omawianie tych podobieństw zajęłoby zbyt dużo czasu, dlatego pójdę na skróty i wyjaśnię czym jest tajemnicze net rate w pierwszym wierszu powyższej tabelki.
Jest to wartość objętości, która uwzględnia wszystkie repetitions, podobieństwo 101/100%, 95-99%...0-49% oraz ustalony procent stawki za każdy stopień podobieństwa. W uproszczeniu mówiąc, gdy pomnożymy tę wartość przez stawkę jednostkową, otrzymamy koszt całkowity usługi uwzględniający wszystkie zniżki za wspomniane podobieństwa.
Dla porównania z powyższą potencjalnie najniższą otrzymaną wyceną przedstawię bardziej adekwatną dla tego typu zadania wycenę:
142,22 stron x 49,00 PLN netto = 6968,78 PLN netto*
Gdyby był to wykład, zapewne w tym momencie padłoby pytanie, dlaczego nie zastosować najniższej możliwej stawki i nie wykonać usługi w cenie:
142,22 stron x 30,00 PLN netto = 4266,60 PLN netto*
Otóż na tak postawione pytanie odpowiedzieć można dwojako:
1. zapewne na tym polega sztuczka; oferent przedstawia niską stawkę jednostkową i nie wspomina o tym, że jego oprogramowanie wspomagające procesy tłumaczeniowe daje możliwości wykazane powyżej;
2. ciężko jest mi to sobie wyobrazić, ale należy uznać za prawdopodobne, że niektórzy tłumacze nie korzystają z oprogramowania CAT i nie są w stanie wykazać tego typu podobieństw.
Ad 1: Pokazana powyżej tabelka uwzględnia pamięć tłumaczeniową zawierającą tłumaczenia dla danego klienta wykonywane na przestrzeni kilku lat. Gdy zrobiłem analizę tego samego materiału źródłowego z pustą pamięcią tłumaczeniową, otrzymałem:
W takie sytuacji adekwatna rynkowa wycena kształtuje się następująco:
176,48 stron x 49,00 PLN netto = 8647,52 PLN netto*
W tej sytuacji dokładnie widać, jak działa sztuczka najniższej stawki. Przy pierwszym kontakcie potencjalnego klienta z oferentami, niższa stawka wygrywa, ponieważ różnica w cenie wynosi 3,27 % na korzyść najniższej oferty.
Klient łapie się na wycenę niższą o 3,27 % nieświadomy faktu, że gdy za 2 czy 3 miesiące będzie aktualizował treści na swojej stronie WWW, potencjalnie u tego samego usługodawcy zapłaci o 16,77 % więcej, mimo iż stawka jednostkowa będzie niższa niż u konkurencji.
Zaskakujące jest, że firmy stosujące podobne sztuczki na konsumentach, same dają się na nie złapać w sytuacji, w której to one są w roli kupującego.
Ad 2: Oprogramowanie CAT to potężne narzędzie. Pozwala nie tylko minimalizować nakłady czasowe potrzebne na opracowanie tłumaczenia pisemnego (co ma wpływ na cenę oraz termin dostawy), ale również umożliwia zapewnienie spójności przekładu i stosowanej terminologii. Niestosowanie dostępnych pomocy jest w mojej ocenie zwyczajnym marnotrawstwem.
Korzyści wynikające z rozsądnej optymalizacji
Oczywiście jeżeli jako zleceniodawca będziesz za każdym razem wybierał inne - oferujące najniższy koszt usługi - biuro tłumaczeń, nigdy nie doświadczysz oszczędności związanych z zastosowaniem opisywanych na łamach naszego bloga rozwiązań.
Również w przypadku bardzo specyficznych treści, które charakteryzują się dużym stopniem unikalności, korzyści cenowe płynące ze stosowania narzędzi CAT mogą nie być tak imponujące, jak powyższe 16,77 %.
Musisz jednak pamiętać, że nie tylko cena jest istotna. Jeżeli Twoje treści są unikalne, to stopień trudności przekładu będzie wyższy. A przy niskiej cenie jednostkowej odbiegającej od cen rynkowych prawdopodobieństwo, że Twój tekst trafi w ręce nieodpowiedniego tłumacza (niedoświadczonego czy początkującego), jest stosunkowo wysokie.
Z całym szacunkiem dla początkujących tłumaczy - oni też muszą gdzieś zdobyć doświadczenie.
W obu przypadkach dobrze jest znaleźć jednego porządnego dostawcę tłumaczeń - czy to biuro tłumaczeń, czy tłumacza freelancera. Raz na jakiś czas wnikliwie sprawdzić przekład i nie wychodzić z założenia, że zawsze wszystko będzie w 100 % prawidłowe.
Mówimy tu o tłumaczeniach pisemnych, które są efektem twórczego wysiłku umysłowego i podlegają tym samym prawom, co inna ludzka działalność. A błędy są naturalną konsekwencją tej działalności. Technologia wprawdzie nas wspomaga na etapie sprawdzania przekładu, ale nie wykona skomplikowanych procesów umysłowych, które towarzyszą naszej pracy.
Biorąc pod uwagę powyższe zalecam wszystkim więcej zdrowego rozsądku - nie tylko w odniesieniu do usług oferowanych przez dostawców tłumaczeń.
* powyższe stawki oraz wyceny nie stanowią oferty w rozumieniu prawa; mają charakter przykładowy i zostały przedstawione wyłącznie na potrzeby niniejszego wpisu;
