Jakiś czas temu zadzwonił do mnie pracownik jednego z klientów. Chciał porozmawiać o narzędziach CAT oraz koordynacji tłumaczeń pisemnych. Temat rozmowy był ściśle związany z tym, że reprezentując swojego pracodawcę zleca w Berlineo dość często tłumaczenia pisemne na kilka, a czasami wręcz kilkanaście języków docelowych.
Szybko zorientowałem się w jakim kierunku zmierza dyskusja, ale zdecydowałem wysłuchać planów (problemów), podzielić się doświadczeniami i życzyć powodzenia. Ale zacznijmy od początku, czyli...
Na czym polega praca biura tłumaczeń
Mam wrażenie, że większość osób niezwiązanych zawodowo z branżą tłumaczeniową może mieć mylne wyobrażenie o pracy biur tłumaczeń. Moje podejrzenia potwierdza znane mi mylne wyobrażenie o pracy tłumaczy, często określanej jako "siedzenie przy biurku i wpatrywanie się w ekran komputera".
Jeżeli efektem wpatrywania się w ekran mogą być miliony przetłumaczonych słów rocznie, które przypadają na jednego zawodowego tłumacza, i gdy do tego opisu dodamy jeszcze "naciskanie klawiszy", to z punktu widzenia mało uważnego obserwatora wyobrażenie będzie kompletne - przynajmniej na płaszczyźnie fizycznej.
To jak przeciętny klient biura tłumaczeń wyobraża sobie naszą codzienną działalność? Jako pośrednika, który rozdziela zlecenia od swoich klientów na współpracujących tłumaczy określonych języków. Prosta sprawa: odbierz wiadomość, zrób ofertę (piszą, że większość kalkulacji przygotowują w 30 minut, więc nie może to być nic skomplikowanego); jak zleceniodawca potwierdzi, wyślij tekst do tłumacza, a na koniec wystaw fakturę i po krzyku. Proste jak konstrukcja cepa.
Wprawdzie słyszałem o takich biurach, które potrafią - korzystając z funkcji "prześlij dalej" - wysyłać swoim tłumaczom oryginalnego maila od klienta dopisując, że to jest zlecenie (z naciskiem na sytuacje, w których treść była w nieedytowalnym dokumencie, a tłumacz musiał we własnym zakresie wykonać OCR (ang. optical character recognition; optyczne rozpoznawanie znaków)), ale w tym wpisie chciałbym skupić się na Biurach Tłumaczeń.
A więc pomiędzy mailem z zapytaniem ofertowym od potencjalnego klienta, a przesłaniem faktury za wykonaną usługę zachodzi cała masa mniej lub bardziej skomplikowanych i czasochłonnych procesów (manualnych, zautomatyzowanych lub półautomatycznych). Przed złożeniem zlecenia przez klienta należą do nich między innymi:
- analiza objętości oraz stopnia trudności treści do tłumaczenia,
- czasami specyfika formatu plików źródłowych wymusza wykonanie przed analizą parametryzacji parserów i mechanizmów segmentujących tekst,
- w wielu przypadkach przed rozpoczęciem analizy konieczne jest wykonanie wstępnego OCR,
- ocena czasu potrzebnego na realizację przedmiotowego zadania, określenie kosztów, sprawdzenie dostępności tłumaczy (od jednej do parudziesięciu osób),
- sporządzenie wiążącej oferty i wysłanie jej do klienta (w Berlineo ten i wszystkie powyższe punkty zazwyczaj wykonujemy w ciągu 1 godziny od otrzymania zapytania).
Już na tym etapie widać, że same czynności niezbędne do sporządzenia oferty mogą być czasochłonne. A w określonych przypadkach na tyle skomplikowane, że pierwsza lepsza osoba nie da sobie z nimi rady.
Oczywiście zdarzają się zapytania, których opracowanie nie wymaga dużych nakładów czasowych - choćby tłumaczenie uwierzytelnione skróconego aktu urodzenia, zwolnienia lekarskiego czy prawa jazdy, ale stanowią one niewielki odsetek wszystkich zapytań ofertowych.
Cała zabawa zaczyna się jednak po otrzymaniu zlecenia, ale o tym już wielokrotnie pisaliśmy na łamach tego bloga. Teraz chciałbym przejść do meritum wspomnianej na początku rozmowy, której głównym tematem były...
Koszty koordynacji projektów w biurach tłumaczeń
Rozmowa trwała dość długo i po etapie krążenia wokół sedna sprawy, przeszliśmy do rzeczy. Okazało się, że u naszego zleceniodawcy w ostatnim czasie znacząco wzrosło zapotrzebowanie na tłumaczenia. Wzrosły też koszty operacyjne, ponieważ koszty związane z tłumaczeniami rosną wraz z ilością objętości treści, które mają być tłumaczone.
Kiedyś można było powiedzieć, że te koszty rosły proporcjonalnie do wzrostu objętości, dziś na szczęście można optymalizować koszty tłumaczeniowe. I właśnie optymalizacja była meritum rzeczonej rozmowy telefonicznej. Nasz zleceniodawca zaczął się zastanawiać, czy nie mógłby we własnym zakresie koordynować tłumaczeń, rekrutować tłumaczy i "założyć biuro tłumaczeń" na własne potrzeby.
Można by w tym momencie zapytać, dlaczego brałem aktywny udział w tych dywagacjach. Odpowiadam krótko i zwięźle: mam pełną wiedzą o kosztach związanych z koordynacją zleceń w biurach tłumaczeń i dokładnie znam ilość zlecanych przez tego klienta tłumaczeń.
Te dwie wartości są wystarczające do tego, aby ocenić możliwość utraty tego konkretnego klienta w efekcie wyciągnięcia wniosków z tego typu rozmowy.
Koszty finansowe vs. know-how
Zakładając dwie osoby odpowiedzialne za koordynację regularnie realizowanych tłumaczeń na kilkanaście języków, licencje oprogramowania CAT, które wspiera tłumaczenie plików IDML, koszty niezwiązane z wykonanymi tłumaczeniami sięgają minimum kilkudziesięciu tysięcy złotych w skali roku. Nie wliczając kosztu zakupu sprzętu, wyposażenia miejsc pracy, przyuczenia do obsługi oprogramowania itd.
Niestety koszty związane z koordynacją projektów tłumaczeniowych to tylko szczyt góry lodowej. Nie można skutecznie działać w nieznanym środowisku. Trzeba się wdrożyć, poznać zasady rynku, współpracy z tłumaczami, korektorami, grafikami, programistami, ...
Wprawdzie hobbistycznie po pracy pieczemy ciasta, majsterkujemy czy choćby wymieniamy przepalony żarnik w reflektorze samochodu, ale nie oznacza to, że potrafilibyśmy efektywnie zarządzać piekarnią, warsztatem naprawczym lub zarobkowo świadczyć usługi tzw. złotej rączki.
Dlaczego nie? Ponieważ może wyjść zakalec. Podczas wymiany żarnika może okazać się, że operator zamiast prawej ręki ma piracki hak (przyznaję się bez bicia), a czas operacyjny wynosi pół dnia zamiast 3 minut w przypadku wykonania przez pełnosprawnego mechanika samochodowego.
Podobnie jak my nie jesteśmy w stanie wyobrazić sobie co może pójść nie tak podczas profesjonalnego majsterkowania u klienta, tak samo osoby niezwiązane z tłumaczeniami nie ogarniają problematyki branżowej i nie zdobędą niezbędnego doświadczenia w 3 minuty.
Jeżeli zatem nadal bez znajomości naszej branży i doświadczenia tłumaczeniowego chcesz założyć biuro tłumaczeń, to życzę Ci powodzenia.
